Conditions générales de vente

1. Objet et parties

Les présentes conditions générales de vente (CGV) régissent la souscription aux offres d'abonnement Kalenvia par les professionnels (« l'Établissement »).

Le service est fourni par Richard Goutorbe, entrepreneur individuel (EI) exerçant sous le nom commercial WideDev, immatriculé au Registre national des entreprises sous le numéro SIREN 105 172 357, 79 avenue Charles Dupuy, 43700 Brives-Charensac (« Kalenvia », nom du service). Contact : contact@kalenvia.com · 07 78 47 22 56.

Kalenvia s'adresse exclusivement aux professionnels, pour les besoins de leur activité.

2. Documents contractuels et acceptation

Le contrat se compose des présentes CGV, de leur annexe 1 (accord de traitement des données) et des conditions générales d'utilisation de la plateforme. En cas de contradiction, les CGV prévalent sur les CGU.

L'Établissement accepte ces documents en cochant la case prévue lors de la création de son espace pro. Kalenvia conserve la date, la version acceptée et l'adresse IP de cette acceptation. Les versions successives des CGV restent disponibles sur demande.

3. Offres et tarifs

Les offres (Starter, Pro, Business), leur contenu et leurs tarifs sont présentés sur la page Tarifs. Les prix sont indiqués en euros hors taxes (HT). Tant que Kalenvia bénéficie de la franchise en base de TVA, la TVA n'est pas applicable (art. 293 B du CGI). En cas de sortie de cette franchise, la TVA au taux en vigueur s'ajoutera aux prix HT ; l'Établissement en sera informé par e-mail avant la facturation concernée.

Chaque offre est proposée en paiement mensuel ou annuel ; l'abonnement annuel est réglé en une fois et correspond à douze mois de l'abonnement mensuel, sauf pour l'offre Business, dont l'abonnement annuel correspond à dix mois (deux mois offerts). Kalenvia peut faire évoluer ses offres et ses tarifs : toute hausse est notifiée par e-mail au moins 30 jours à l'avance et s'applique à la période suivante.

4. Essai gratuit

L'inscription ouvre une période d'essai gratuite de 14 jours, sans engagement et sans moyen de paiement. Un rappel est envoyé avant la fin de l'essai. À son terme, l'accès aux modules est mis en pause jusqu'à la souscription d'une offre ; les données saisies pendant l'essai sont conservées et restent exportables (article 16).

5. Souscription, facturation et paiement

L'abonnement est souscrit depuis l'espace pro et payé d'avance par carte bancaire, via notre prestataire de paiement Stripe. Il est renouvelé automatiquement à chaque échéance (mois ou année), sauf si l'Établissement a désactivé le renouvellement automatique dans son espace : l'abonnement prend alors fin au terme de la période payée. Le montant est prélevé sur le moyen de paiement enregistré. Une facture est émise à chaque paiement et reste disponible dans l'espace pro.

Le passage à une offre supérieure prend effet immédiatement ; la différence est facturée au prorata de la période en cours.

6. Retard ou défaut de paiement

En cas d'échec de paiement, l'Établissement est relancé par e-mail à trois reprises, à trois jours d'intervalle. Sans régularisation, l'accès au service est suspendu, sans suppression des données, et rétabli dès le paiement.

Conformément à l'article L.441-10 du Code de commerce, toute somme impayée à l'échéance porte intérêt au taux de trois fois le taux d'intérêt légal, et donne lieu à une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €.

7. Durée, suspension et résiliation

L'abonnement mensuel est sans engagement. L'abonnement annuel engage l'Établissement pour douze mois. Dans les deux cas, l'Établissement peut résilier à tout moment depuis son espace pro (rubrique Abonnement) : la résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée, sans remboursement de la période en cours.

Kalenvia peut suspendre la fiche publique ou certaines fonctions d'un Établissement qui enfreint les présentes CGV ou la loi (notamment usage frauduleux, contenus illicites, faux avis, prospection non sollicitée). Il lui adresse par e-mail les motifs de cette décision au plus tard au moment où elle prend effet.

Kalenvia peut résilier l'abonnement pour un manquement grave, en adressant par e-mail les motifs de sa décision au moins 30 jours avant sa prise d'effet. Ce préavis ne s'applique pas lorsque la loi impose une résiliation immédiate ou en cas de manquements répétés aux présentes CGV. Dans tous les cas, l'Établissement peut répondre à contact@kalenvia.com pour exposer sa situation, et conserve la possibilité d'exporter ses données.

8. Évolution du service et modification des CGV

Kalenvia fait évoluer le service (nouvelles fonctions, améliorations, corrections). Une évolution qui retire une fonction essentielle de l'offre souscrite est annoncée par e-mail au moins 30 jours à l'avance ; l'Établissement peut alors résilier sans frais avant sa prise d'effet.

Kalenvia peut modifier les présentes CGV. Toute modification est notifiée par e-mail au moins 15 jours avant son entrée en vigueur, ou plus longtemps si son importance le justifie. L'Établissement qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date, sans frais ; les sommes versées pour une période non consommée lui sont alors remboursées au prorata. Ce délai ne s'applique pas aux modifications imposées par la loi ou nécessaires pour faire face à un risque de sécurité imprévu.

9. Module Caisse

Le module Caisse satisfait aux conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage prévues à l'article 286, I, 3° bis du Code général des impôts. L'attestation de conformité de l'éditeur est téléchargeable à tout moment depuis le module Caisse : l'Établissement complète et signe son volet 2, puis la conserve et la présente en cas de contrôle. Il lui appartient de renseigner exactement ses informations légales et son régime de TVA.

Les acomptes et paiements réglés en ligne lors d'une réservation sont reportés sur le ticket du rendez-vous (moyen de paiement « Acompte en ligne ») au moment de son encaissement. Les acomptes conservés après une absence ou une annulation tardive figurent dans le module Comptabilité ; leur traitement fiscal relève de l'Établissement et de son conseil.

10. Crédits SMS

Les rappels de rendez-vous par SMS fonctionnent avec des crédits prépayés, achetés par packs depuis l'espace pro (rubrique Notifications). Chaque pack est réglé en une seule fois par carte bancaire, sans abonnement, et donne lieu à une facture. Les tarifs en vigueur sont affichés au moment de l'achat ; une évolution ultérieure des tarifs ne modifie pas les crédits déjà acquis.

Un crédit correspond à un SMS de 160 caractères au plus. Un message plus long est découpé et consomme un crédit par tranche de 153 caractères ; le nombre de crédits par rappel est indiqué dans l'aperçu du message. Un crédit n'est débité que pour un SMS effectivement transmis à l'opérateur : un envoi refusé ou en échec est recrédité automatiquement, et aucun SMS n'est envoyé aux clients sans numéro de mobile.

Les crédits restent valables tant que le compte de l'Établissement existe, y compris pendant une suspension ou après la fin de l'abonnement. Les crédits ne sont ni remboursables, ni échangeables contre de l'argent, ni transférables à un autre compte. Les crédits non utilisés sont perdus à la suppression définitive du compte.

Les SMS sont envoyés sous le nom d'expéditeur « KALENVIA », le nom de l'Établissement figurant dans le message, et se terminent par la mention « STOP au 36180 ». Ils servent uniquement à rappeler un rendez-vous déjà pris (message de service) et ne sont pas envoyés entre 21 h et 8 h. Lorsque l'Établissement personnalise le texte, il est seul responsable de son contenu, qui ne doit comporter ni prospection commerciale, ni propos illicites ou trompeurs. Kalenvia peut désactiver les rappels SMS d'un Établissement qui ne respecte pas ces règles.

La remise des SMS dépend des opérateurs de téléphonie ; Kalenvia ne garantit pas le délai ni la bonne réception d'un SMS, notamment en cas de numéro erroné, de mobile éteint ou hors couverture, ou de numéro inscrit à la liste STOP.

11. Paiement en ligne des clients

L'Établissement peut proposer à ses clients de régler un acompte ou la totalité de la prestation lors de la réservation, après avoir ouvert un compte auprès de Stripe et accepté les conditions de Stripe. Les sommes sont encaissées par Stripe pour le compte de l'Établissement, qui en est le seul bénéficiaire. Sans compte Stripe opérationnel, aucun acompte n'est demandé aux clients.

L'Établissement supporte les remboursements qu'il accorde ou que la loi impose, ainsi que les contestations de paiement et leurs frais. Si Stripe en impute le montant à Kalenvia, l'Établissement s'engage à le rembourser sur simple demande. Aucun frais lié au moyen de paiement n'est facturé aux clients de l'Établissement.

12. Réservations des clients finaux

Les prestations réservées via Kalenvia sont vendues et fournies par l'Établissement, seul responsable de leur exécution, de leurs tarifs et de sa politique d'annulation (y compris les éventuels acomptes). Kalenvia n'est pas partie au contrat entre l'Établissement et ses clients.

L'Établissement renseigne et tient à jour, dans ses paramètres, les informations que la loi lui impose de fournir à ses clients avant la réservation (identité, forme juridique, numéro d'immatriculation, coordonnées, médiateur de la consommation, conditions d'annulation) ; Kalenvia les affiche sur sa fiche. Il respecte les règles applicables aux contrats conclus à distance avec des consommateurs, notamment en matière d'information sur le droit de rétractation.

13. Référencement dans l'annuaire

L'Établissement choisit d'apparaître ou non dans l'annuaire public. Les résultats sont filtrés selon la recherche (prestation, établissement, ville) puis classés par distance lorsqu'une localisation est indiquée, à défaut par note moyenne décroissante. Aucun Établissement ne peut payer pour être mieux classé et la formule souscrite n'a pas d'incidence sur le classement.

14. Propriété intellectuelle

Kalenvia accorde à l'Établissement, pendant la durée de l'abonnement, un droit personnel et non exclusif d'utiliser le service pour les besoins de son activité. Le logiciel, la marque et les contenus de Kalenvia restent sa propriété.

L'Établissement reste propriétaire de ses données et de ses contenus (textes, photos, logo). Il autorise Kalenvia à les héberger et à les afficher sur la plateforme pendant la durée de son inscription, uniquement pour fournir le service, et garantit en détenir les droits.

15. Données personnelles

Pour le fichier clients, les rendez-vous, les ventes et les messages qu'il enregistre, l'Établissement est responsable de traitement et Kalenvia agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Les conditions de ce traitement figurent dans l'accord de traitement des données (annexe 1 ci-dessous). Les traitements dont Kalenvia est responsable sont décrits dans la politique de confidentialité.

16. Réversibilité et changement de fournisseur

L'Établissement peut à tout moment exporter depuis son espace pro (Paramètres › Vos données), au format CSV lisible par machine, son fichier clients, ses rendez-vous, ses prestations, ses ventes de caisse et ses paiements en ligne. Ses factures restent téléchargeables depuis l'espace pro.

S'il souhaite passer à un autre fournisseur, porter ses données vers ses propres outils ou les faire effacer, il le notifie à Kalenvia depuis son espace ou par e-mail. Le processus démarre au plus tard deux mois après cette notification. Pendant une période de transition de 30 jours, le service reste fourni aux conditions du contrat et Kalenvia apporte une assistance raisonnable. L'Établissement dispose ensuite d'au moins 30 jours pour récupérer ses données, puis elles sont effacées dans les conditions de l'annexe 1. Aucun frais de changement de fournisseur n'est facturé.

17. Disponibilité et responsabilité

Kalenvia s'efforce d'assurer l'accès au service en continu, sous réserve des opérations de maintenance et des cas de force majeure ; il s'agit d'une obligation de moyens.

Sauf faute lourde ou dolosive, et sauf dommage corporel, la responsabilité de Kalenvia est limitée aux dommages directs et prévisibles et plafonnée aux sommes payées par l'Établissement au cours des douze mois précédant le fait générateur. Kalenvia n'est pas responsable des données saisies par l'Établissement, qui reste responsable de leur exactitude.

18. Droit applicable et litiges

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable (contact@kalenvia.com). À défaut, le litige sera porté devant les tribunaux compétents du ressort du domicile professionnel de Kalenvia.

Annexe 1 · Accord de traitement des données

1. Objet et instructions. Kalenvia traite les données personnelles des clients de l'Établissement uniquement pour fournir le service décrit sur la page Tarifs (agenda, réservation en ligne, rappels, caisse, fidélité, marketing, stock, assistant). Les présentes CGV et les réglages effectués par l'Établissement dans son espace constituent ses instructions documentées. Kalenvia informe l'Établissement si une instruction lui paraît contraire à la réglementation.

2. Données et personnes concernées. Clients et prospects de l'Établissement : identité, coordonnées, adresse d'intervention, date de naissance et genre s'ils sont saisis, historique de rendez-vous et d'achats, notes, consentements, photos d'inspiration. L'Établissement s'abstient de saisir des données de santé ou d'autres données sensibles dans les champs libres, sauf nécessité et dans le respect de l'article 9 du RGPD.

3. Confidentialité. Les personnes autorisées à accéder aux données sont soumises à une obligation de confidentialité.

4. Sécurité. Kalenvia met en œuvre les mesures prévues à l'article 32 du RGPD, notamment : chiffrement des échanges, mots de passe hachés, double authentification proposée, données hébergées en France, cloisonnement des données par établissement, sauvegardes quotidiennes chiffrées, journalisation des accès d'administration.

5. Sous-traitants ultérieurs. L'Établissement autorise Kalenvia à recourir aux prestataires listés dans la politique de confidentialité (hébergement, envoi d'e-mails et de SMS, paiement, intelligence artificielle, cartes). Kalenvia informe l'Établissement par e-mail au moins 30 jours avant tout ajout ou remplacement ; l'Établissement peut s'y opposer et, à défaut d'accord, résilier sans frais. Kalenvia impose à chaque prestataire des obligations équivalentes et reste responsable de leur exécution.

6. Droits des personnes. Kalenvia aide l'Établissement à répondre aux demandes d'exercice des droits, notamment par les outils de modification, d'export et de suppression de son espace, et lui transmet sans délai toute demande reçue directement.

7. Violations de données. Kalenvia notifie à l'Établissement toute violation de données personnelles le concernant dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance, avec les informations prévues à l'article 33, paragraphe 3, du RGPD dont il dispose.

8. Analyse d'impact. Kalenvia fournit à l'Établissement les informations utiles à une éventuelle analyse d'impact ou consultation de la CNIL.

9. Fin du contrat. Les données restent exportables pendant la durée de l'abonnement et 12 mois après sa fin, afin de permettre un retour de l'Établissement. Elles sont ensuite effacées (fichier clients, rendez-vous nominatifs, messages, comptes utilisateurs), après un e-mail d'avertissement envoyé au moins 30 jours avant. L'Établissement peut demander un effacement anticipé à contact@kalenvia.com. Les tickets, clôtures et archives de caisse ainsi que les factures sont conservés pour le compte de l'Établissement pendant les durées légales (6 ans pour la caisse, 10 ans pour les pièces comptables), uniquement pour lui permettre de répondre à un contrôle, puis supprimés.

10. Démonstration de conformité et audits. Kalenvia met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent accord et permet des audits, sur demande écrite motivée, avec un préavis de 30 jours, au plus une fois par an sauf violation avérée, aux frais de l'Établissement.

11. Transferts. Lorsque des données sont transférées hors de l'Union européenne, le transfert est encadré par une décision d'adéquation (Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, comme indiqué dans la politique de confidentialité.