Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles sont collectées sur Kalenvia, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer vos droits, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

1. Qui est responsable de vos données ?

Kalenvia est éditée par Richard Goutorbe, entrepreneur individuel exerçant sous le nom commercial WideDev (SIREN 105 172 357), 79 avenue Charles Dupuy, 43700 Brives-Charensac. Contact pour vos données : contact@kalenvia.com. Kalenvia n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de son activité.

• Kalenvia est responsable de traitement pour les comptes clients, les comptes professionnels, les échanges avec nos conseillers, l'assistant de réservation et la facturation des abonnements.
• Chaque établissement est responsable de traitement de son propre fichier clients (fiches, rendez-vous, ventes, fidélité, offres qu'il vous envoie). Kalenvia l'héberge et le traite pour son compte, en qualité de sous-traitant.

2. Données collectées

• Compte client : prénom, nom, e-mail, téléphone, mot de passe (stocké sous forme chiffrée irréversible), adresse si vous la renseignez, préférences de communication.
• Réservations : établissement, prestation, date et statut du rendez-vous ; pour une prestation à domicile, l'adresse d'intervention et sa position sur la carte ; la photo d'inspiration que vous choisissez de joindre, le cas échéant (visible uniquement par l'établissement, sans ses métadonnées de localisation). En cas d'acompte, le paiement est traité par Stripe : Kalenvia ne reçoit jamais vos numéros de carte, seulement une référence et le statut du paiement. Nous enregistrons aussi l'origine de la réservation (par exemple Instagram, Google, l'annuaire Kalenvia ou votre réponse facultative à « Comment avez-vous connu l'établissement ? »), déduite du lien suivi et du site ou de l'application d'où vous venez, sans cookie.
• Avis : note et commentaire, publiés avec votre prénom et l'initiale de votre nom.
• Fiche client tenue par l'établissement : identité, coordonnées et, s'il les saisit, date de naissance, genre, adresse et notes ; historique des rendez-vous, achats, tickets et factures, points de fidélité, consentements aux offres.
• Assistant de réservation : les messages que vous lui écrivez, la ville ou la position indiquée pour la recherche et, si vous réservez par son intermédiaire, vos prénom, téléphone et e-mail.
• Professionnels : nom, e-mail, téléphone, fonction et photo des utilisateurs ; informations de l'établissement (raison sociale, SIRET, TVA, adresse, photos) ; abonnement et factures ; messages au support.
• Prise de contact : nom, établissement, e-mail, téléphone et messages échangés avec un conseiller.
• Données techniques : adresse IP et journaux du serveur, date de dernière connexion, informations stockées dans votre navigateur et, si vous l'acceptez, statistiques de navigation recueillies par Google Analytics et données de conversion des annonces Google Ads (voir la page cookies).

Les champs signalés comme obligatoires dans les formulaires (par exemple le prénom et le téléphone pour une réservation, l'e-mail et le mot de passe pour un compte) sont nécessaires : sans eux, nous ne pouvons pas créer votre compte ni enregistrer votre réservation. Les autres sont facultatifs.

3. Finalités et bases légales

• Création et gestion des comptes, réservations, confirmations et rappels — exécution du contrat.
• Paiement des acomptes et des abonnements, facturation, caisse conforme à la législation fiscale — exécution du contrat et obligations légales (comptables et fiscales).
• Réponse à vos demandes via l'assistant de réservation ou le formulaire de contact — mesures prises à votre demande.
• Publication des avis — votre choix d'en déposer un.
• Offres et relances par e-mail d'un établissement chez qui vous avez réservé, pour des prestations analogues — intérêt légitime de l'établissement : vous en êtes informé lors de la réservation et pouvez refuser à ce moment-là, puis à tout moment grâce au lien de désinscription. Pour toute autre offre — votre consentement, révocable à tout moment.
• Statistique de l'origine des réservations, présentée à l'établissement (d'où viennent ses clients) — intérêt légitime de l'établissement.
• Mesure d'audience du site (Google Analytics) — votre consentement, révocable à tout moment.
• Mesure de l'efficacité des annonces qui font connaître Kalenvia (Google Ads) — votre consentement, révocable à tout moment.
• Sécurité du service, prévention de la fraude et des abus (tentatives de connexion, journaux) — intérêt légitime.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise sur la base d'un traitement entièrement automatisé.

4. Destinataires et prestataires

Vos données sont accessibles à l'établissement concerné par votre réservation et aux prestataires suivants, uniquement pour les besoins du service. Elles ne sont jamais vendues ni louées.

Les transferts vers les États-Unis sont encadrés, pour Anthropic, par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (décision 2021/914) intégrées à son accord de traitement des données ; pour Backblaze, Stripe et Google, par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ou, à défaut, par ces mêmes clauses contractuelles types. Les données transmises à Anthropic ne servent pas à entraîner ses modèles d'intelligence artificielle.

5. Durées de conservation

• Compte client : jusqu'à 3 ans après votre dernière activité (connexion ou rendez-vous). Un e-mail vous prévient au moins 30 jours avant la suppression ; il suffit de vous connecter pour conserver votre compte.
• Offres et relances : jusqu'à 3 ans après votre dernier contact avec l'établissement, ou jusqu'à votre désinscription.
• Compte professionnel : pendant l'abonnement, puis 12 mois après sa fin (ou après la fin de l'essai), délai pendant lequel l'établissement peut revenir ou exporter ses données. Un e-mail prévient au moins 30 jours avant ; les comptes utilisateurs, le fichier clients et les messages sont alors supprimés. Les données de caisse et les factures sont conservées jusqu'au terme des obligations légales, puis l'espace est supprimé 10 ans après la fin de l'abonnement.
• Échanges avec un conseiller : 3 ans après le dernier message.
• Avis : 3 ans au plus après leur publication, puis supprimés ; immédiatement si vous demandez leur retrait.
• Acceptation des conditions générales (date, version, adresse IP) : conservée avec le compte, comme preuve en cas de litige.
• Données de caisse (tickets, clôtures, archives) : 6 ans ; factures et pièces comptables : 10 ans (obligations légales).
• Journaux du serveur (dont les adresses IP) : 14 jours.
• Signalements de contenus (motif, précisions, e-mail et adresse IP de l'auteur) et journal des décisions de modération : 3 ans, pour pouvoir répondre à une contestation ou à une autorité.
• Signaux de sécurité (adresse IP associée à une activité anormale : robot, scan, échecs de connexion répétés…) : 90 jours ; adresse bloquée pour abus : durée du blocage, puis 30 jours.
• Statistiques de mesure d'audience : 14 mois au plus ; cookies Google Analytics : 13 mois.
• Cookies de mesure des annonces Google Ads : 90 jours sur kalenvia.com, 13 mois au plus chez Google.

La fiche client tenue par un établissement est conservée par lui, selon sa propre politique, indépendamment de votre compte Kalenvia.

6. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS), les mots de passe ne sont jamais stockés en clair, les comptes professionnels peuvent activer la double authentification, et les données sont hébergées en France. L'accès aux données est limité aux personnes qui en ont besoin.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données, du droit de retirer votre consentement à tout moment et de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Depuis votre espace client, vous pouvez modifier vos informations et vos préférences d'e-mails, et supprimer définitivement votre compte (« Supprimer mon compte »). Vous pouvez aussi vous désinscrire des offres grâce au lien présent dans chaque e-mail. Pour toute autre demande, dont la suppression de vos données, écrivez à contact@kalenvia.com : nous répondons dans un délai d'un mois. Pour une fiche tenue par un établissement, vous pouvez vous adresser à lui directement ou à nous, et nous lui transmettrons votre demande.

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).

8. Modifications

Cette politique peut évoluer, notamment en cas de nouvelle fonctionnalité ou de nouveau prestataire. La date de mise à jour figure en haut de la page.